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Ayer publicamos la primera parte y, sin duda, muchos de vosotros os habéis quedado con la duda de cómo terminaba la historia. ¡Pues aquí va!

– Ya tengo una colección de propuestas para nuestro nuevo almacén. Las vamos a ver por orden de dificultad.

– Perfecto. ¡Adelante!

– La primera opción es poner máquinas que trabajen en pasillos estrechos, cambiar estanterías de sitio y poner más huecos de almacenamiento. Es una solución barata. El suministrador de máquinas nos recompra a buen precio las que no nos sirven. Las estanterías las vamos montando nosotros, poco a poco, aprovechando fines de semana; así no tenemos que parar el almacén entre semana y es algo que aún no corre prisa. Podremos alargar la vida del almacén dos o tres años más. De paso, nuestros informáticos modifican algunas cosas del sistema para ir más deprisa.

– No me gusta mucho. Prefiero que un profesional cambie las estanterías. Si no lo hacemos bien, puedo acabar entre rejas. Además, se nos ocurrirán cosas nuevas sobre la marcha, que las pondremos y, si no funcionan, quitaremos. Esto puede ser el cuento de nunca acabar. No terminaremos quemados, sino carbonizados. Vamos a la siguiente.

– De acuerdo. Nosotros nos centramos en los clientes y pedimos a especialistas que nos hagan lo que queremos. Todo está listo para negociar y rebajar algo el importe que ves en el papel.

– Esto me gusta más, pero hay algo que me da miedo. Vas a pasar mucho tiempo totalmente dedicado a bregar con los proveedores y lo pasaremos muy mal si los clientes se nos echen encima porque el almacén no funciona. ¿Tenemos más opciones?.

– Sí, la última. Sabes que me llevo muy bien con mi homólogo de nuestro principal proveedor. Más de una vez nos ha sacado de apuros serios. Le comenté nuestras intenciones y me contó lo que hicieron hace años en su almacén. Una empresa les puso un almacén totalmente nuevo. Están encantados y no han tenido que cambiar nada desde entonces. Les llamé. Me dijeron que ese almacén ya se había quedado algo anticuado, pero que cumplía perfectamente su papel. Lo que nos han traído es este libro, magníficamente ilustrado. Aquí nos dicen cómo ven nuestro almacén. A mi me parece revolucionario: un almacén automático. Nos cabe muchísima más mercancía. Sobrará la mitad de la plantilla, porque no habrá que ir de un lado a otro a coger y dejar unidades y no repasaremos los pedidos. Hay que poner una informática nueva, que controla muchas más cosas que la que tenemos y enlaza directamente con la contabilidad y la facturación. Creo que esta opción nos da para bastantes años. Además, se comprometen a tenerlo listo en la fecha que prevemos y pondrán a una persona para que dirija los trabajos según un plan y no nos estorbe en el trabajo.

– Eso suena muy bien. Pero tiene que costar un dineral.

– Sí, agárrate a la silla y mira aquí.

– Es muchísimo. Nos lo podemos permitir –añade, después de respirar hondo y hacer unos cálculos rápidos- y vamos a ir con esta opción.

No contábamos con que teníamos que trabajar más. De entrada, pedíamos menos cantidades a los proveedores para dejar sitio libre para la nueva instalación. La recepción empezó a congestionarse y aumentó la tarea de pedir mercancía. Esto nos dio ideas para ser más veloces en el trabajo. Pedíamos que se pudieran aplicar en el nuevo almacén. Siempre chocábamos contra el mismo muro.

– Las ideas que proponéis son muy buenas. Pero no podemos atenderlas cada vez que se os ocurren. Es más, habéis descartado algunas de las que propusisteis hace una semana. Por favor, madurad las ideas, juntadlas todas y las tratamos de una vez. Garantizamos que terminaremos antes la instalación –argüía el contratado.

Entendimos que tenía razón y seguimos sus consejos. Le trasladamos nuestros deseos. Algunos no suponían ningún problema y otros debían estudiarse. La respuesta venía días después, en forma de imposibilidad de cumplir algunos deseos o de ampliación del presupuesto y demora en el plazo de entrega. ¡Vaya decepción, nos tienen agarrados por ahí! Si el coste del proyecto era importante, no lo eran menos las reformas. Los añadidos ponían al jefe en un serio aprieto. Tuvimos que decidir qué abordar para no poner en riesgo la economía de la casa. Y se acabó el dinero para el nuevo almacén.

Llegaron las pruebas en la primera fase del proyecto. Nada salía bien a la primera; todos se afanaban en poner parches a la instalación hasta que se resolvía el problema. Con esto y otros avatares, la entrega de la instalación se demoró hasta estar casi a punto del colapso. Tiempo después quisimos explotar una forma de trabajo que la documentación decía que era posible. Al preguntar, dedujimos que se había anulado en las pruebas. Otro presupuesto extra para habilitarla; habíamos aceptado la instalación y el periodo de garantía había finalizado.

Mientras se progresaba en la segunda fase, se empezó a trabajar con la ya terminada. El bombardeo de quejas de los usuarios era incesante. Todos decían que despachar el trabajo costaba mucho más. Redoblamos la formación inicial al personal. El aprendizaje les hizo ir más rápidos, pero no hasta el punto esperado. Hoy seguimos con la misma plantilla de entonces, gracias a que se mueve bastante más mercancía, pero menos del doble de la de entonces. El personal sigue diciendo que la empresa se ha gastado una fortuna en una instalación lenta que no responde en las puntas de trabajo; algo de razón hay en eso.

Durante los primeros meses de vida la instalación funcionaba correctamente. Empiezan a aparecer algunos ruidos, bloqueos del sistema y otras pequeñas anomalías. No les damos importancia hasta que se produce la primera avería. El contratado nos dice que hay que cuidar las máquinas para que no se estropeen antes de tiempo. Nos remite al plan de mantenimiento que nos entregó y explicó en su día, al que no prestamos atención. La broma nos costó un buen dinero, dos días de estar medio parados y un aluvión de reclamaciones de los clientes. Nos ofrece varias vías para tener decentemente cuidada la instalación y nos da la posibilidad de elegir el sablazo que creamos menos doloroso.

Los problemas no se acabaron aquí. Hicimos algunos pequeños cambios que nos hicieron la vida algo más fácil. Seguimos teniendo problemas crónicos, algunos bastante graves, pero no nos queda otro remedio que vivir con ellos lo mejor posible. A decir verdad, la solución resolvió nuestro principal problema de futuro, pero esperábamos bastante más de su funcionamiento.

Mi homólogo de nuestro principal proveedor conocía todo lo que pasamos. No hace mucho me dijo que nuestro común contratado les había visitado para plantearles una puesta al día de sus almacenes. Al preguntarle por nuestro almacén, confirmaron que les dio mucha guerra; ponían en marcha una tecnología nueva por primera vez.

El proyecto dejó muy tocada la economía de la empresa. Solo se podía salir adelante con más ventas. Visitar el almacén y presumir de las maravillas que hacía ante clientes antiguos y potenciales ayudó, sin duda, a salir del atolladero. ¡Habría que mirarnos por un agujerico!

Próximamente: 3 epílogos

Debido a la extensión de este artículo, publicado en Loypro, he dividido en dos partes. Puedes leer la primera parte aquí. Para los que lo quieren todo de una sola vez, existe un atajo aquí.

Juan Carlos Viela

Aunque ya os lo hemos presentado, os recuerdo que Juan Carlos es ingeniero industrial con amplia experiencia en logística y productividad. Su enfoque analítico y apasionado permite a las empresas obtener mejoras de productividad sin requerir, normalmente, grandes inversiones.

Ha escrito dos libros de referencia en logística y gestión de almacenes y es propietario de Loypro, donde da apoyo a las empresas en materia de logística y productividad.

Juan Carlos, además, es un fiel lector de este blog y ha contribuido con frecuencia a hacer de este sitio algo de provecho.