Hace poco mi empresa decidió comprar un aparato algo sofisticado. Tampoco mucho, pero sí un poco. Es una cámara termográfica.
Este tipo de equipamiento se usa entre, otras cosas, para tareas de mantenimiento predictivo. Las cámaras termográficas son equipos que toman imágenes en el espectro del infrarrojo. De esta manera se puede conocer con detalle la temperatura de cada punto de la imagen y, por consiguiente, del equipo fotografiado. Esto es muy útil cuando los elementos a mantener sufren calentamientos. Un exceso de calor puede indicar el mal funcionamiento de la pieza y su rotura en un futuro cercano.
Estas cámaras no son baratas y tampoco fáciles de usar. Para poder diagnosticar con corrección, es necesario que el usuario tenga la formación adecuada y sepa qué fotografiar, cómo hacerlo y, sobre todo, cómo interpretar los resultados.
Así que, después de evaluar a varios posibles proveedores, nos inclinamos por uno que, además de la cámara en sí, nos ofrece formación en el mismo paquete. El precio no es el menor de todos los evaluados, pero el servicio añadido hace que la decisión de compra se incline hacia ellos.
Y llega el momento de formalizar la compra, así que lo comentamos con la persona de contacto en esa empresa y, preparamos los detalles. Poco tiempo después nos llega un documento bastante común en algunos sectores: la ficha de cliente.
Esta ficha suele tener como objetivo que el departamento de administración/financiero u otros, tengan la información necesaria del cliente para poder atenderle correctamente, conocer el riesgo que se le adjudica, las formas de pago, etc. Algunas empresas, incluso, añaden los datos a un CRM para poder luego tratar la información con herramientas informáticas.
Es algo habitual y, en algunos casos, útil. Aquí tenéis una visión de una de las hojas que recibimos:
La documentación en cuestión la debió diseñar un profesional. No se le olvida nada. Son nada menos que tres hojas en formato pdf a rellenar por el cliente, miles de campos y apartados y documentación a adjuntar.
Como es un fichero pdf sin posibilidad de rellenar los campos en el propio fichero, el proceso debería ser el siguiente:
- Imprimir el documento
- Rellenar el documento
- Reunir la documentación adicional necesaria
- Fotocopiar la documentación adicional
- Adjuntar la documentación necesaria
- Escanear todo
- Enviarla al proveedor
La persona que nos la envió se ofreció a recogerla en nuestras instalaciones por lo que nos habríamos evitado los dos últimos pasos del proceso.
La ficha de cliente
Y, ¿qué datos se solicitan? ¿Qué documentación? Nada más y nada menos que unos 60 campos de información. Entre ellos:
- La dirección postal y fiscal de la empresa
- Los nombres de los directivos
- Los datos registrales, hasta el folio y hoja
- Los nombres de los principales accionistas
- Listado de propiedades inmuebles y sus cargas
- Listado de propiedades muebles
- El número de empleados, desglosado en técnicos, administrativos y otros
- Nombre de los principales proveedores y clientes
¿Y la documentación adjunta?
- Copia de la tarjeta del CIF
- Escrituras de constitución
- Copia del último balance
- Copia de las cuentas depositadas en el Registro Mercantil
Y nos ruegan que, para abrir la cuenta con mayor rapidez, no olvidemos rellenar ninguno de los campos del formulario y que no olvidemos adjuntar las copias de la documentación.
¡Ahí es nada!
Y, todo esto, ¿para qué?
Hay datos que son necesarios, obviamente. Hay datos que pueden ser interesantes para el proveedor. Y hay datos que son absurdos y no necesitan para nada. ¿Por qué quieren recogerlos? ¿Realmente alguien analizará todos y cada uno de los datos existentes en la ficha de cliente?
Rellenar la hoja y adjuntar la documentación podría llevarnos un par de horas. Lógicamente, siendo mi empresa el cliente, no estamos dispuestos a perder ni un minuto que no sea necesario en cuestiones como éstas. Así se lo indiqué a nuestro contacto en esta empresa.
Su respuesta fue: «No os preocupéis por la ficha, con la dirección y el CIF es suficiente».
Reflexionemos
Tener datos de tus clientes es importante, y más en estas fechas. Es bueno saber qué riesgo le puedes dar, qué tipo de venta vas a hacer, cómo y a quién. Es legalmente necesario tener algunos datos además. Pero, ¿para qué sirve tener esta maraña de datos con la que se podrán extraer poca o ninguna información real y que, además, en su mayoría es pública y puede consultarla en el Registro Mercantil el propio proveedor si tanto interés tiene?
Esto es una barrera de entrada a posibles clientes muy importante. Puede parecer una tontería, pero más de una empresa buscará sus equipos en su antiguo proveedor cuando reciba una ficha de cliente como ésta. La excusa podría ser «Mira, al final, nuestro antiguo proveedor nos lo deja por casi el mismo precio…»
Otro detalle sin importancia: la imagen que recibo yo como cliente de esta empresa es que no se fían de mí, que necesitan conocer hasta el nombre de los accionistas para acceder a venderme sus maravillosos productos. Tampoco está bien si vas a vender algo, ¿no?
Y aún más: Si piden tanto, es porque tienen a alguien para mirarlo (¡espero!). Esto tiene un coste asociado que lo paga… el cliente, claro. Es muy probable que el departamento administrativo de esta empresa esté sobredimensionado, añadiendo costes fijos a la estructura que, finalmente paga el cliente.
En el fondo es una tontería pero, si lo es, ¿por qué hay que hacerla?
Por cierto, el precio de la cámara no alcanza los 2.000€.